Документация является важным элементом любого предприятия, учреждения, компании или организации. Именно поэтому работа с документацией должна быть грамотной и тщательно организованной. Многие учреждения, особенно государственные и федеральные, работают с документацией на основании специальных стандартов, регламентирующих регистрацию, учет и хранение документов различного назначения.

Регистрация и учет документации

Чтобы нужный документ можно было легко найти, хранить и контролировать его исполнение, существует два способа регистрации:

• Письменный
• Электронный.

Последний вариант является не только более современным и практичным, но и позволяет регистрировать документы в одной программе сразу нескольким отделам предприятия. Это значительно облегчает регистрацию, а также исключает надобность в дополнительных папках и журналах. Несмотря на существенные различия, письменная и электронная регистрация имеют общие особенности. Так, например, регистрация входящих документов, а также исходящей документации ведется в специальных журналах. Благодаря таким журналам можно легко отследить нужный документ, просмотреть его дату и другие важные рабочие моменты.

Хранение документации и архив

Вся документация хранится в папках, при этом четко разделяют входящую и исходящую документацию. В зависимости от требований предприятия, папкам может присваиваться идентификационный номер. Этот номер состоит из ряда цифр, которые обозначают: назначение документации, год, классификатор отдела и т.д. Кроме того, на папке обязательно должен быть указан срок хранения. Если в течение года регистрируется мало документов, то папка может храниться в течение 2-5 лет, а затее передаваться в архив предприятия.

Кроме того, существует нормы, регламентирующие количество документов в папке. Как правило, количество листов в одной папке не должно превышать 200-250, в противном случае заводится второй том папки.

Работа с документацией требует определенных знаний и опыта, поэтому многие компании и предприятия используют специальные программы делопроизводства. Использование таких ресурсов значительно облегчает работу с документацией, а кроме того, позволяет в считанные секунды найти нужный документ.